複雑な基幹システムからの脱却。入居者対応のシステム運用を手軽に。
| 社名 | 株式会社マリオン |
| 本社 | 〒162-0067 東京都新宿区富久町9番11号 |
| 業種 | 不動産証券化業・不動産賃貸業 |
| 従業員数 | 20〜30 人 |
| 課題 | 基幹システムの入力項目が多く、入居者対応業務におけるシステム運用に手間がかかっていた。 |
株式会社マリオンは、不動産を通して、快適な暮らしのための不動産賃貸事業と不動産証券化事業を提供します。不動産を保有・管理・賃貸することで、お客様にここちよい居住空間をつくり出しています。
また、不動産特定共同事業法に基づき、所有不動産の証券化も行っております。
まず、Diconの導入に至った背景を教えてください
遠藤さん：
もともとは基幹システムによって入居者対応の状況を管理していたんです。
しかし、対応内容を細部までしっかり入力しなければ登録できなかったり、
やっとの思いで登録をしたと思えば承認が必要であったり・・・
とにかくフローが長く煩雑で、システムによりかえって業務が増えてしまうような状況で、
気づけば皆ほとんどシステムを使わないようになっていました。
そしてシステムを乗り換えようか、そもそも利用しない方針に変更しようか検討を行なっていた矢先、展示会で弊社の営業社員がDiconを見つけてくれました。
画面デザインが見やすく操作も簡単で、これなら自然に業務に落とし込めそうだということで導入が決まりました。総じて、導入から運用まで一貫した手軽さが導入の決め手になったのだと思います。
Diconを導入して業務はどう変わりましたか？
遠藤さん：
入居者対応業務の負担が減りました。
これまでは電話などでお問い合わせ対応を行い、そのログや状況をシステムに転記するといったフローで入居者対応業務を行っていました。
そこで、Diconの導入によってお問い合わせ対応をチャット機能で行えるようになり、会話が文字として残るためログの転記が不要になりました。
どんな場面でDiconを使うケースが多いですか？
遠藤さん：
チャット機能については、入居者様の設備におけるお問い合わせ対応が最も多いケースですね。
チャット用のQRコードをお問い合わせ窓口として入居者様に郵送しているため、
例えば「宅配ボックスが開かなくなった」といったトラブルの際にチャットからお問い合わせをいただき対応するケースが多いです。
SMS機能については、連絡事項を一斉送信する場合に使っています。
具体的には、天候不良などでバスが運行できない時であったり、駐輪場などの設備が増設された場合ですね。
必然的に多くの方に連絡する必要があるため一斉送信の機能を活用して情報を通達しています。
使い方で工夫していることがあれば教えてください。
工夫していることは入居日のタイミングでのご案内でしょうか。
例えば、入居日にチャット用のQRコードを入居者様にお渡しするようにして、
傷や設備不良がないかといった入居前の室内チェックをチャットにて写真を送っていただいています。
これにより室内チェックによるトラブル回避のほか、QRコードを読み取るだけで簡単にお問い合わせが可能であることをお知らせする二重の効果を期待しています。
最後に、Diconの感想を教えてください。
遠藤さん：
とにかく手軽で業務の負担が減ったことはお伝えしたので、
ピンポイントな点で言えば、入居者情報の一斉登録が慣れれば非常に便利ですね。
管理戸数が多くなるとそれだけ入居者様の情報も膨大なものとなるため、
複数情報を一斉に登録する手段が用意されているのはこちらとしては非常に助かります。
導入したての頃は少し苦戦しましたが、マニュアルの用意やWEB会議での説明など
手厚くフォローを行なってくれるため、すぐに使いこなせるようになりました。
こういったカスタマーサポート面も非常に良い点だと思います。