「もう限界」になる前に見直すべき
賃貸管理の働き方
■ 限界を迎える現場、増える「辞めたい」の声
賃貸管理の現場では、人手不足と業務過多に悩まされ、「もう限界」「辞めたい」と感じるスタッフが後を絶ちません。
入居者からの問い合わせ対応、設備トラブルの初動、契約更新や退去の連絡、さらにはオーナー報告や業者との調整など、対応すべき業務は多岐にわたり、属人化・手作業中心の運用が精神的にも時間的にも大きな負担となっています。
特に繁忙期には、1人の担当者が数十件以上のタスクを同時並行で処理しなければならず、連絡の行き違いや対応ミスも発生しやすくなります。そのストレスや疲労は蓄積され、離職やメンタル不調の原因にもなっています。また、「新人が定着しない」「中堅が疲弊して辞めていく」という声も多く、人的リソースの確保と育成も難しくなってきているのが現状です。
■ 原因は“仕組み不足”と“対応の属人化”
こうした疲弊の背景には、以下のような構造的な問題があります。
- 電話・メール主体の連絡業務が膨大（リアルタイムでの対応が求められ、履歴管理も困難）
- 担当者ごとの判断や処理に差が出る（引き継ぎミスや二重対応が頻発）
- 期限管理やリマインドが人任せ（契約更新や保守期限の対応漏れが発生）
多くの賃貸管理業務は、属人的な判断と経験に依存しており、標準化されたフローがないまま運用されています。結果として、同じような問い合わせに対する回答や処理が人によってバラつき、クレームや再対応につながるケースも珍しくありません。また、やりとりの記録が個人のメールボックスにとどまり、チームでの情報共有ができていないことも、ストレスの増大と負荷の偏りに拍車をかけています。
このままでは、「業務の属人化 → 業務の集中 → 離職 → さらに属人化」という悪循環に陥ります。これを断ち切るためには、業務を支える仕組みと可視化の仕組みを整備することが急務です。
■ Diconを活用した働き方の再設計
こうした課題に対し、チャット型業務支援ツール「Dicon」を導入した企業では、以下のような具体的な改善効果が出ています。
✅ 導入事例｜契約更新通知・保守期限通知の業務を自動化
ある中堅規模の不動産管理会社では、毎月数百件にのぼる「契約更新」「保守契約満了」などのリマインド業務を、すべてDiconのSMS一斉通知＋自動翻訳チャットに置き換えました。
- 通知作業は事前設定＋テンプレ送信のみで完結
- 日本語・英語・中国語・ベトナム語など最大16言語に自動翻訳
- 履歴もすべて記録・可視化されるため、対応状況を誰でも把握可能
その結果、
- 担当者1人あたり月10時間以上の業務削減
- 通知対応ミスがゼロに
- 顧客満足度向上による更新率・延長率アップ → 売上前年比150%
という成果が出ました。
■ “守り”の通知を“攻め”の収益機会に変える
DiconのようなチャットSaaSは、単なる効率化ツールではありません。
「更新時の案内を起点にアップセルを仕掛ける」「リマインドのタイミングで他サービスを提案する」など、売上に直結するコミュニケーションの設計が可能です。
業務の負担を軽減するだけでなく、現場スタッフの対応力を底上げし、経営インパクトにもつながるツールとして、次世代の働き方の中心になりつつあります。
■ 限界を迎える前に「見直す勇気」を
“忙しさに慣れる”のではなく、“構造から変える”ことが重要です。
属人化・手作業に頼るのではなく、誰でも・いつでも・正確に回せる体制づくりが、現場の限界を突破する鍵になります。
「人が頑張る」働き方から「仕組みが支える」働き方へ。
その第一歩として、Diconのような現場発のSaaS導入を検討してみてはいかがでしょうか？