■はじめに｜やりとりが分散する入居者対応、どう見直す？

電話もLINEも使っているのに、なぜか“伝わらない”。

「電話で話した内容、メモしていたっけ？」「あのやり取り、どのLINEグループだった？」

不動産管理や教育機関、人材業界など、“人と人のやり取り”が業務の中心となる現場では、こうした連絡の属人化が大きなボトルネックになりがちです。

特に入居者対応や契約関連のやり取りは、スピード・正確性・履歴性が求められるにも関わらず、「電話とLINE」での対応に頼っているケースがまだまだ多くあります。

そこで今注目されているのが、業務用チャットツールを活用した「対応の仕組み化」です。単なるコミュニケーションツールではなく、業務改善の要として導入が進んでいます。

 

■ 現場に潜む“属人化”と“見えない業務”の正体

入居者対応に関する業務課題の多くは、実は2つの構造的な問題に集約されます。
それが、「属人化」と「非可視化（見えない業務）」です。

• 属人化： 対応が個人に依存し、誰が何を対応しているか全体で把握できない
• 非可視化： 対応履歴が散在・共有されず、情報の追跡や分析ができない

これらが組み合わさることで、以下のような課題が慢性化します。

• 情報共有が口頭や手書きに頼り、不正確な伝達が生まれる
• 担当変更時の引き継ぎがうまくいかず、対応ミスが発生
• 管理者が全体状況を把握できず、指示や改善策が遅れる

つまり、「一人ひとりの努力」では解決しにくい“業務構造の問題”こそが、日々の非効率の根本原因なのです。

 

■ 解決策｜“チャット活用”でできる業務改善ポイント5選

入居者対応を仕組み化するには、「属人化」や「非可視化」の課題を解消し、チームでの情報共有や業務フローの標準化を進めることが重要です。

チャットツールは単なる「メッセージのやりとり」だけでなく、履歴管理・翻訳・テンプレ通知・対応状況の可視化など、業務改善に直結する多彩な機能を備えています。

これまで主流だった「電話とLINE中心の対応」も、チャットの導入によって効率や精度に大きな変化が見られます。具体的にどのような違いが生まれるのか、ポイントを整理していきます。

項目	従来の対応 （電話・LINE）	業務用チャット活用後（例：Dicon）
情報共有	担当者ごとのメモ・口頭共有	クラウド上で履歴共有・対応状況が見える化
引き継ぎ	口頭中心、履歴が残らない	履歴付きでスムーズな引き継ぎが可能
外国語対応	翻訳アプリ使用・不安定	自動翻訳（16言語対応）で正確かつ安心
通知業務	手動で1件ずつ対応	テンプレで一斉送信、対応漏れを防止
対応履歴のデータ活用	分析しづらい、再利用されない	よくある質問・傾向を可視化し業務改善へ

 

■ 結論｜連絡の「効率化」から「業務資産化」へ

業務用チャットを導入することは、単なる効率化にとどまりません。“一時的な対応”を“再利用できる業務資産”に変えることができるのです。

DiconのようなSaaS型チャットツールを活用すれば、連絡ミスの防止・履歴管理・外国語対応・顧客満足向上まで、業務全体の底上げが可能になります。

連絡の手段は、業務改善ツールとして進化しています。これからは「人手不足」「情報管理」「対応品質」といった課題を、仕組みで解決する時代です。